Raport de activitate 2021-2022

Raport de activitate al Biroului pentru Voluntariat în anul universitar 2021-2022

Nr. 25/19.09.2022

(Biroul pentru Voluntariat)

În anul universitar 2021-2022, în cadrul programului „Voluntar la UBB” al Biroului pentru Voluntariat, au fost încheiate 506 de contracte de voluntariat, înregistrându-se o mică creștere față de anul universitar precedent. Această majorare vine pe fondul unei stabilizări a situației pandemice la nivel local și în țară, unitățile preuniversitare și universitare revenind la regimul on-site al procesului de predare-învățare din luna martie a anului 2022.

În ceea ce privesc adeverințele de voluntariat, o componentă importantă care justifică implicarea voluntarilor și care conferă experiență de muncă în domeniul de activitate, în anul universitar 2021-2022 au fost eliberate un număr de 444 adeverințe. Majoritatea voluntarilor UBB, conform rapoartelor înaintate de către coodonatorii de voluntari, au obținut pentru activitatea realizată de-a lungul perioadei contractuale calificativul „foarte bine” sau „excelent”.

39 de cadre didactice sau cercetători – coordonatori de voluntari – au desfășurat programe de voluntariat cu durata de cel puțin o lună în 27 de structuri UBB/facultăți, dintre care amintim: Institutul de Istorie Ecleziastică „Nicolae Bocșan”, Centrul de Carieră, Orientare Profesională și Alumni, Institutul Internațional pentru Studii Avandate în Psihoterapie și Sănătate Mintală, Biroul pentru Studenți cu Dizabilități, Muzeul de Zoologie UBB, Consiliul Studenților din Universitatea Babeș-Bolyai, Centrul Cultural Japonez, Grădina Botanică „Alexandru Borza”, Facultatea de Psihologie și Științe ale Educației – Departamentul de pregătire didactică aplicată, Facultatea de Istorie și Filosofie, Facultatea de Biologie și Geologie, Centrul de Consiliere Student Expert, Muzeul de Istorie al Universității Babeș-Bolyai, Facultatea de Business, Clinica PsyTech, Centrul de Cooperări Internaționale, Direcția Patrimoniu Cultural Universitar – Serviciul Arhiva Universității,  Muzeul Virtual și Documentar al Holocaustului din Nordul Transilvaniei, Protecția datelor cu caracter personal la UBB Cluj, Facultatea de Sociologie și Asistență Socială, Muzeul „Alexandru Duma” UBB și alții. Contribuția voluntarilor în cadrul acestor structuri însumează peste 100.000 de ore de voluntariat.

Programele și oportunitățile de dezvoltare informală din cadrul UBB au ajuns la studenți prin intermediul site-ului (www.voluntariat.centre.ubbcluj.ro) care a fost în permanență actualizat și a oferit sprijin coordonatorilor și voluntarilor care au avut solicitări. Pentru o mai bună transparență și pentru a se adresa unui public mai larg, site-ul este în proces de actualizare pentru a deveni bilingv. Primii pași au fost realizați în anul 2022, când „Regulamentul programului de voluntariat Voluntar la UBB” și „Raportul justificativ pe anul 2021” au fost puse la dispoziție pe site și în limba engleză, urmând ca toate facilitățile pe care le oferă site-ul să fie accesibile în engleză din anul universitar 2022-2023.  

Un alt mod prin care am reușit în acest an să ajungem mai mult la tineri și studenți îl reprezintă rețelele de socializare. Pe pagina de Facebook deja existentă (https://www.facebook.com/VoluntarUBB) s-au realizat 64 de materiale de promovare a programului de voluntariat: postări informative, infografice, apeluri la oportunități venite din comunitatea UBB, testimoniale. În plus, la începutul anului 2022 am lansat oficial și pagina de Instagram (https://www.instagram.com/voluntariat_ubb/) cu scopul de a promova o cetățenie activă în cadrul UBB. Până în prezent, contul de Instagram este urmărit de 295 persoane și s-au realizat 35 de postări.

Prin intermediul rețelelor de socializare și a site-ului ne-am propus continuarea campaniei de conștientizare a programului „Voluntar la UBB” și în anul universitar următor, prin postarea celor 3 materiale video de promovare a programului de voluntariat, atât pentru promovarea pe paginile interne ale Biroului, cât și pentru paginile oficiale UBB. Clipurile realizate în anul 2022 sumarizează avantajele în a face voluntariat sau în a coordona voluntari, pașii necesari pentru încheierea unui contract și alte informații esențiale, livrate printr-un vizual ușor de urmărit și plăcut.  

Pentru voluntarii care și-au manifestat interesul de a se implica activ în activitățile extracurriculare din UBB, însă la momentul respectiv nu au avut loc evenimente sau programe de voluntariat în conformitate cu interesele lor, ori nu au găsit un coordonator disponibil, s-a recurs la realizarea unei baze de date. În cadrul acesteia, studenții/ tinerii doritori de a fi înrolați în programul de voluntariat au transmis Biroului pentru Voluntariat informații esențiale despre ei, despre interesele și hobby-urile lor, dar și despre domeniul în care vor să se dezvolte în programe de voluntariat, urmând să fie contactați la prima oportunitate apărută care îndeplinește criteriile menționate anterior.

Tot în acest an s-a avut în vedere actualizarea procedurii „Voluntar la UBB”, ajungându-se la concluzia că aceasta corespunde cu situația academică actuală și răspunde nevoilor coordonatorilor, cât și voluntarilor. Procesul de verificare a procedurii a dus la elaborarea unei strategii pentru facultăți și colaboratori, astfel încât voluntariat la UBB să devină o alternativă mai atractivă și mai încurajatoare pentru petrecerea timpului liber în timpul studenției. În cadrul acestei strategii am început să întreprindem acțiuni de informare a colaboratorilor – parteneri, urmând ca la debutul anului universitar 2022-2023 să intensificăm procesul de promovare al programul de voluntariat la nivel de UBB și în cadrul Consiliilor facultăților spre a fi implementată la nivelul departamentelor facultăților, a centrelor de cercetare și a centrelor culturale, cu ajutorulul și sprijinul reprezentaților studenților din fiecare facultate.

Finalitățile acestor demersuri sunt parteneriatele încheiate cu instituții/organizații pentru desfășurarea de acțiuni de voluntariat în parteneriat cu UBB, obiectiv propus pentru anul universitar 2022-2023.  De asemenea, colaborarea eficientă între Biroul pentru Voluntariat și departamentele facultăților, a centrelor de cercetare și a centrelor culturale, cât și cu partenerii externi pe baza parteneriatelor va facilita realizarea unui baze de date care să centralizeze toate stucturile care organizeaza acțiuni/ evenimente/ manifestări care implică voluntari.

Un alt obiectiv important realizat îl contituie digitalizarea documentelor Biroului pentru Voluntariat. Până la momentul realizării acestui raport s-au digitalizat peste 2100 contracte de voluntariat cu adeverințe de voluntariat, fișe de voluntariat și fișe de instruire colectivă. Drept urmare, a crescut promptitudinea în transmiterea diferitelor documente către solicitanți și dacă situația epidemiologică o va impune, munca de acasă va fi mai facilă.

Nu în ultimul rând, pe tot parcursul anului universitar au avut loc acțiuni de formare a voluntarilor și de suport pentru coordonatori, fizic și online. Biroul pentru Voluntariat a răspus pozitiv diverselor inițiative venite din partea coordonatorilor și a încercat să ofere sprijin de ambele părți pentru reușita unui eveniment sau în selecția voluntarilor.